它不仅仅是一个项目管理的最佳实践，而是帮助公司解决问题

WBS 分解

Generating the WBS 生成WBS

·RBS is the input to WBS 需求分解(RBS)是 WBS 的输入

如 RBS 完整，整个WBS便可形成　（但一般WBS不会一开始便完整）

生成WBS的不同方式：

·        Top down approach 从上而下

·        Team approach 整个团队

·        Sub-team approach 分到小组

·        Bottom up approach 从下而上

·        Iterative Development of WBS 使用迭代模式生成WBS

WBS是什么? What is WBS?

·        WBS 是工作任务分解, 并定义了整个项目范围

·        不在WBS中的工作便是超出了项目的范围

·        WBS由活动 (Activity)，任务(Task) 组成，具有多个级别（参考下图 4-2)

·        WBS的最底层叫工作包(work package)

·        工作包完整地描述一个活动中的所有任务，包括做什么，谁来做，什么时候做，如何做

Test for Completeness in the WBS：验证WBS

·        Status and completion are measurable可度量?可判断状态,是否完成?

·        The activity is bounded活动有明确范围？

·        The activity has a deliverable 每活动都有产出物？

·        Time and cost are easily estimated时间和成本容易估算？

·        Activity duration is within acceptable limits (e.g. 5 d) 活动时间不超过规定范围

·        Work assignments are independent每个工作安排是独立？

If any doubt instakeholders’ commitment to the WBS, use Iterative approach to allow scopechange requests利益相关者对WBS是否承诺，否则应考虑迭代模式.

Approaches to build the WBS：WBS的不同型式例子

使用WBS的常见问题

·        Thought Process Tool: helps the planning team VISUALIZEhow the work can be defined and managed 思维过程工具: WBS 是一个思维过程，设计和规划工具-帮助团队可视化如何定义和管理工具

项目活动都是相关，但每个人只看到自己的任务，没法看到整个项目中所有活动与现状。例如：开发看不见测试，实施。市场人员/高层不知道有哪些里程碑，现状如何?

·        Architectural Design Tool: a picture of project works andhow works are related to one another 建筑-设计工具: 项目工作的总图，以及相关活动如何相互关联

当项目较复杂，任务多，便必须分解。例如：开发分需求 /设计 /编码 /测试，测试下面很多活动，应由测试负责人填上。而且活动之间有依赖关系。例如：活动B必须A 完成才可开始，单靠人手或 XLS表单是无法管理

·        Planning tool: WBS is a collection of activities thatmust be completed for the project; one can estimate the effort, time andresource requirement at that lowest activity level to build an overall schedule计划工具: 估计工作、资源需求，最终形成项目时间表

帕金森定理：在工作能夠完成的時限內，工作量會一直增加，直到所有可用時間都被填充為止。例如：当老师论文最晚周五下午5点交，大部分都会最后半小时才提交，很少会提前。当项目开发活动没有计划完成时间，个人或团队的效率都不会好。很多项目估算都是依赖主管经验，工作任务分解可以帮助从下而上，验证计划是否合理。

·        Status Reporting Tool: as a structure for reportingproject status 项目状态报告工具: 用做来项目报告状态的结构

因为活动没有实际与计划对比，项目干系人无法知道项目情况。WBS不仅仅让大家知道活动的实际与计划对比: 

更可以从活动的状态归纳为里程碑/阶段的情况，也可以反映出项目的红黄绿健康情况。

做事更有条理 (Become Organized)

·        少点儿混乱，少点儿压力 Less Mess , Less Stress

·        简单的组织系统 A Simple Organizing System

·        简单的组织系统: 项目A Simple Organizing System: Projects

·        简单的组织系统: 任务A Simple Organizing System: Tasks

·        简单的组织系统: 活动A Simple Organizing System: Events

·        写出你的目标 Write Out Your Goals

·        分支法 The Branch Method

·        通信记录 Communication Logs

·        做你承诺过的事 Do What You Say You Will Do

条理性与生产效率的关系极其微弱。我知道很多生产效率,很高的人,他们经常把东西搞得一团糟。条理性的真正目的在, ,于减少记住所有事情所需要的脑力。如果你没有一个系统让所,有事情都并井有条,你就需要用脑子把这些都记住。然而,你的头脑并非那么可靠。学习条理性技巧意味着接受“少点儿混乱,少点儿压力”的哲学思想。这说明组织有两个前提条件:

1.    你的物理环境。让事物都排列有序,仅仅整齐是不够的。给每个物品一个规定好的地方,避免杂乱无章。

2.    你的任务和工作。有一个知道如何处理待办事项的有组,织的系统、日历和计划会帮你减轻许多压力。当你的组,织系统把一切事情都安排得妥妥当当的时候,你可以专注工作,不用随时记住接下来要做什么。

·        简单的组织系统

在过去的几年中,我一直在用一个非常有用的组织系统。我称它为“简单的组织系统”,因为它把我所有的工作信息分成,三类。GTD (Get Things Done,把事情完成)有很多分类,但很多是大部分人不需要的。.我的这三大类是项目、任务和活动。几乎所有我需要记录的都属于这三大类中的一类。至于那1%无法归入的特殊情况,我专门做了一个杂项的表来收集这些随机的想法。维护这三大类相对容易。如果你有5个、6个甚至12个类别,你也许不会定期检查任何一类。然而这样的话,这些类,别很容易被遗忘,也不再发挥作用。因为我定期检查,所以我,的这三类非常有用。在我需要的时候它们立刻能帮助我,而且不会废弃不用。这个方法很重要,所以接下来我会逐一探讨每一个类别。

·        简单的组织系统：项目

第一个大类是项目,一个项目是有共同目标的许多个任务,的集合。任务缺乏结构,在工作的海洋里,它们像是游来游去,却没有脊骨或复杂的神经系统的水母。但项目不同。有了项目,任务被集合在一起,突出了某些事情的重要性。写一本书是一 ,个项目,写其中的一页就是任务。我用一些小纸条来细化我的项目。这些纸条概述了我理想, , 的结果和为了完成结果需要做的任务。完成项目而非任务是,十分重要的,所以我更加注重灵活性。如果我决定不在书里,写某一章,我就可以不写。一个任务的牺牲可以换来整个项目的完成。项目相对稳定,不会因为新的信息而被快速更新。所以,项目可以帮助你规划未来几周甚至几个月的生活。因此,在我的系统的三大类中,项目是更新最少的。

·        简单的组织系统：任务

第二个大类是任务,就是具体要去做的事。任务是一些需要完成的比较小的、独立的行动。任务有三个部分,总体待办事项、周目标和日目标。总体的待办事项包含那些既不属于项目也不属于活动。周目标和日目标是我主动要去做的事情,这在第1章开头就提到过。这个系统的所有部分归结起来就是任务。每周,项目会把具体的任务分配到每周的待办事项上。活动也会在每晚分配到 , 每天的待办事项中去。每日目标是我每天唯一需要检查的内容。任何没有项目的任务我都会把它归为总体的待办事项。每周它们会随项目工作一起被分配到周工作列表中去。如果这周就要完成一个新的任务,我就会把它调整到周列表。如果这个任务这一天就要完成,那就直接归入日工作列表。我在网上用Tadalist (一个列表工具)做这三个待办事情列表。我经常上网,所以可以定期检查。你可以在http://tadalist com上获取一个免费的Tadalist账号。

·        简单的组织系统：活动

我的“组织三脚架”最后的一条腿,也就是第三个大,类-活动,它是一些只能在特定时间干的事。尽管我的待办事项可以在任何时候做完,但是活动常常有时间限制。如果我跟保罗约好12点吃午餐,那14:30吃就是不可以的。我有一个日历来记录活动。如果活动日快要到了,我就会,把这个活动从日历移到我的每日工作列表上去。我不会把它放, 在周列表中,这样可以避免周列表上的事情太多,看不过来。我的日工作列表都是一些孤立的任务,包含了所有当天要完成,的项目和活动。谷歌日历是我经常用来记录活动的方式。不仅仅因为它,免费,而且只要有网络,它就可以使用,特点非常鲜明。你可以记录任何不能在纸质日历上注明的地点、解释说明,时间和细节。你还可以利用多个日历把你的活动分成好几大类,并在 httn:l/google.com/calendar获取一个免费账号。

·        写出你的目标

和项目一样,写出目标也是十分重要的,光用头脑记住是不利于完成目标的。将目标写下来有几个好处:1,让目标不被遗忘。2,给你动力去完成目标。3,可以让你有一些模糊的想法,并把它们变成具体的目标。.我把我的目标和项目都放在一个夹子里,而且我更喜欢用纸来写下目标是因为这样更具体,更加切实可行。拿着一个亲,手写下的目标如同拿着对自己许下的一份契约。当你完成了哪一个目标,可以在纸上对照着看,然后把它放入夹子的另外一个地方。已经完成的目标会带给你巨大的动力,快速浏览它们会让你有信心完成更多的目标。但是在那之前,得先把目标写下来才行!

·        分支法

我的组织哲学是分支法。我相信人无法提前设计一个完美,的组织系统。人的生活在变,信息的种类和设定的目标也随之变化。与其寻找“完美的"系统,不如建立一个能随时适应新变化的系统。分支法就是这样一个系统。有了它,你要定期检查你的组,织系统。检查的时候注意这几件事情:

1.    有没有哪些类别里面包含了太多东西?如果有,把它分成小的类别。

2.    有没有哪些类别没有用过?把它归入一个相关的类。不过,如果这个类别经常需要检查(待办事项、日历、文件),加进去太多东西有点危险。

3.    有没有可以建立的新类别?如果你有新的工作,你可以建立一些以前没有的类别。单独分开它们,避免跟已有的系统混在一起。

·        通信记录

通信记录是你的组织系统中一个可额外增加的可选择类别。我说它可选择是因为有些人并不需要:一个学生可能不会保存过去几个月的邮件来往记录,但一个电话销售和售后服务员就会这样做。基本的通信记录格式是把你联系的每个人或组织的通信信息分别写在一张纸上,可以按照日期、时间、联系方法、联系人姓名和通信内容分成不同的列。你在任何时候与记录上的某-一个人谈话,都可以在指定的表格里记下信息。通信记录有用,是因为:

1.    看你的承诺是否实现。你在做曾经许诺要做的事情吗?

2.    查看联系的时间。还在等回复?你可以看一下你的通信记录,找找上一次联系的日期来判断是否要再发一封邮件。

3.    把通信记录归入你的组织系统。它会提醒你上面的任何新信息都可以归入你的任务和活动列表中。

·        做你承诺过的事

这条建议包含了许多保持条理性的步骤。我猜至少60%保,证做却没做到的事情都是因为忘记了,而不是因为做不到。比 ,如有人问你件事,你忘记回复了。他发了邮件给你,但那封邮件就躺在你的收件箱内。.想要变得更可靠,第一步是记录你的捕获装置上所有的话。如果有人跟你要什么,你首先应该写下来。在谈话的时候,我不会让任何行动进入到我短期的记忆里面。对于这条规则,我唯一的经,验就是把这个条目直接归入我的任务、活动或项目类别里。下一步就是保证一些模糊不清的条目可以归入你的周和日目标中。假设你答应给某人发一个报告,但并没有说明具体的,时间。那么你应该给自己设一个时间线来完成这件事,把它加进你的日目标、周目标或是日历里。这样你就能够保证它最终,出现在你最新的任务列表中。如果你的系统没有这个功能,那这件事情很容易无限拖延下去。在跟你共事的人眼中,经常性, ,的拖延可是像不安信田一样糟哇

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