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如何加强团队的管理

最近在北京和几家公司的老板、高层交流,发现他们的背景和需要解决的问题都很类似。


都是从民营企业起家,发展了十多年后,现在规模达到300至500人以上,发现很多管理上的问题要解决 ,有一个共同点——希望公司管理分到团队:
以往那种以功能分工的组织架构很难对市场需要快速反应,(类似“大锅饭”,又或者像一只大象那样笨拙 ),前线人员帮不上忙,很多抉择都要中高层处理,导致管理层必须在企业内部耗费大量精力。所以需要拆分成小团队,以便及时反应市场的需要,更好服务客户。

大陆已经有不少团队制成功例子:海尔,永辉超市(都已上市)。

例如:

已经有软件开发公司尝试将权利下方,有一家已经开始了用阿米巴制——分成很多巴组,目的是把权力下放。但产生了以下问题:
-    公司一些以前的标准过程没有继续,每个巴组有自己的做法
-    有些小组接的新项目,因审批讨论不够导致问题,造成公司损失
-    巴组都以财务指标为依归,不重视质量
-    很多员工不清楚这些巴组指标和目前的情况

问题1:

好像单靠团队制还是不够,如何有效管理,才可提高前线的积极性?


其实这问题早在50/60 年代,便已经探讨过,美国Scanlon 先生成功地帮几家快倒闭的企业,利用员工的参与,成功地帮它们转过来,美国MIT 教授McGregor依据这些企业的实际经历,在《企业的人性面》一书中总结出管理的经典: Theory X ,Theory Y. 说明传统的家长式管理 (Theory X ) 必须改成让员工参与,成立自主团队的模式 (Theory Y ) ,公司才可以进步。这和软件企业这几年流行敏捷开发管理的思路一致。




问题2:

如何奖励(金钱上)?


没有实际上的经济鼓励,调动团队积极性还是空话。
那么如果是团队责任制,是否简单地按盈利分成便可以呢?
并非这么简单,因团队的盈利可能又受很多因素影响。

例子1:公司因售卖一些资产,增加了大量盈利,这些都并非员工努力导致的。奖励还是要和员工的贡献挂钩。
例子2:如公司的总目标除了是要盈利以外,还希望逐步建立公司的自主产品;但要开发自主产品是需要前期的投入,往往不利于短期的盈利;如只用盈利作为奖金的依据,会导致每个团队都只顾短期利益,不利于公司的长远发展。


有效的奖励系统需要具备如下要素:

员工要觉得公平合理——需要一些客观数据 。那种年终由主管来定业绩就会缺乏公平、透明度。
要尽量减少因而产生的内耗,比如某些业务需要两部门间相互合作完成,但部门为了拿到好成绩,可能会耗费大量精力双方协商。所以目标是提高公司的对外竞争力,减小内部的消耗。




问题3:

针对于我们这类几百人的企业有什么好建议?


方法A:

Scanlon Plan 做法——依据团队的总销售除以总人力成本 (注1)。
软件公司最主要的成本就是人,当这个比例上升表示公司有得益员工也会接受。
这数字比较客观和透明,然后公司按照数字的增长,给团队分配奖励金。
注意不要只把他当成年终奖金最好是每月发放,让员工可以感受到团队贡献的经济利益。

(注1:不要误解 Scanlon Plan 只是一些部门分成的方程式 。度量也可以用用利润以外的标准 (如质量) ,条件是必须可以进行简单、客观的度量,对公司有益,也可以提高员工的贡献精神


方法B:

每个人、每个部门都希望考评或考核是公正、公平、合理的。但公司业务复杂多样,工种差异比较大,很难有一把尺子。所以公平只是相对的,参照市场上同行业的现行标准是最好的方式,但是在中国目前的市场状况下,这条也是很难办到的。


为了考评的公平性,比较可行的方式,就是以全公司人均GP为基础,划定人均产出的基准。然后根据各部门的人员,确定部门考核基准。再根据部门使用公司公共资源情况,调整考核数量,公司和责任人双方讨论,原则上不进行调整,任务的下达保持不变。但是对方的意见应记录备案,待半年后做调整。


无论是A还是B,都需要公司有相关可靠的度量数据。


仅靠这样是不够的,必须有公司机制鼓励每一个团队、每一个层次的员工贡献。
实现方式是由不同层次的改进委员会(包括高层,团队层的改进)。覆盖所有相关工作。
每人都可以自由贡献,鼓励他们,并非传统的意见箱。
当然也可以以团队制,让团队自主改善,更好地满足客户需求。
思路:员工不再是棋盘上的一子棋子,是有自己思维的智人。
管理者的心态要从传统的家长式管理,转为 Servant Leader -让员工/团队自主, 领导并非直接指挥。

问题4:

公司变成团队制后,会不会导致影响公司的总策略/目标难以达成?


这要看团队制是采用什么模式:
1)团队制的管理– 每个团队相当独立自主
主要是扁平化、简化管理,生成多个利益共同体,形成人人有目标,团队分担公司压力的环境。
权利的下放,每个团队有很大的决策权,同时意味着风险也放大。所以要有一个良好的风控机制。
公司的战略要在团队制中落实也是比较困难的事情。团队制的目标制定、考核体系要和公司的战略有一个相互妥协的过程。
2)但如果还是以矩阵式管理 ——每个事业部下面分很多项目团队,但一些核心的功能还是由相关功能部门把握,如:培训、项目管理 PMO、 采购 、测试中心等。可以用 Hoshin Kanri planning ( Strategic  Policy Deployment )使团队的目标与公司的上层目标上下对应, 例如: 日本丰田便一直采用这种从上而下的目标分解管理方式


为达到更高的目标,公司分成了团队制后,更需要公司的过程改进小组(Process Group )来支持。

只是把公司分为小组本身并没有产生价值,如果公司没有改进的文化,还是很难出成绩,必须激发员工的创新和积极性。

以上与管理者的讨论加深了我对CMMI过程改进的价值认知 ——


CMMI过程改进的价值并非只是局限于了解如何达到某一条款,例如:某种做法是否满足预测模型 OPP sp1.5 ——这不是管理层关注的重点。这好比前面提到宫本武藏说的只顾剑术,不懂兵法同样道理。

甚至哪些是最佳项目管理的方法,同样不是管理层的关注点,他们也不一定有精力注意这些细节。这不表示项目管理不重要,只是好的项目管理方法必须基于团队积极性,而这必须有一个良好的公司架构与奖励制度支撑。

CMMI必须是管理层已经有改进的意愿,然后过程改进组以公司的目标为前提,配上全队架构和持续改进创新等,才能给公司提供价值 。

CMMI模型是基于公司整体有改进意愿下,来帮助过程改进实现的模型工具。


Dr Deming: 所有的过程改进必须以公司商业目标为依归。






Mr Humphrey:  CMMI只是一个地图,如果你不知您的目的地,它帮不了忙。




后记

昨天在成都, 帮一家 200人左右软件开发公司做差距分析,当我们谈到项目预算与成本估管理时,他们说因为员工薪金信息敏感,所以项目经理是不管项目成本的。

当一个公司主要的收入是来自项目时,项目经理不了解本项目成本说不通,有些公司会利用岗位平均薪酬来计算项目成本, 管理项目人力开支。如果没有岗位薪水做参考,最起码项目经理要管项目的实际总工作量。

但对公司来说,因为缺乏一些有效的项目管理系统,这些都是空谈,项目经理变成只是解决一些技术的问题,这也反映一些中小企业要实行团队管理时,需要解决的问题。
 


本文鸣谢王绍军王总提供宝贵建议。


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